اگر حین خرید از مغازه ایمیل تان را چک می کنید موقع رانندگی پشت تلفن هستید دو فایل گزارش را هم زمان ویرایش می کنید یا در حین درس خواندن با دوستتان چت می کنید دارید چندوظیفگی انجام می دهید. همه این ها نمونه های روزمره مالتی تسکینگ هستند.
مالتی تسکینگ چیست؟
در ساده ترین تعریف چندوظیفگی یا مالتی تسکینگ (Multitasking) به معنای انجام هم زمان بیش از یک کار می باشد.
هنگام مالتی تسکینگ چه اتفاقی در مغز رخ می دهد؟
بر اساس علم عصب روان شناسی مغز انسان در هر لحظه فقط روی یک موضوع تمرکز می کند. ما در واقع کارها را واقعاً هم زمان انجام نمی دهیم بلکه توجه مان را با سرعت بین آن ها جابه جا می کنیم. این جابه جایی سریع توجه است که در ذهن ما احساس هم زمانی ایجاد می کند. پژوهش ها نشان می دهند فقط حدود ۲.۵ درصد از افراد می توانند به شکل مؤثر و کارآمد چندوظیفگی انجام دهند.
مطالعات دانشگاهی تأیید کرده اند که وقتی سعی می کنیم دو کار یا بیشتر را هم زمان پیش ببریم بهره وری کاهش می یابد و احتمال خطا بالا می رود. هرچه این کارها پیچیده تر و نیازمند توجه بیشتری باشند این اثرات منفی قوی تر می شوند.
البته این موضوع درباره فعالیت های روتین و ساده چندان صدق نمی کند. گوش دادن به موسیقی هنگام پیاده روی یا مرتب کردن لباس ها حین تماشای تلویزیون معمولاً مشکلی ایجاد نمی کند. اما هرچه وظایف پیچیده تر باشند تأثیر منفی چندوظیفگی بیشتر می شود.
مالتی تسکینگ توجه ما را تقسیم می کند و به همین دلیل نمی توان تمام تمرکز را به یک کار اختصاص داد که کیفیت خروجی را کاهش می دهد. یک مطالعه نشان داد انجام کارهای جانبی حین رانندگی عملکرد فرد را به طور قابل توجهی پایین می آورد.
پژوهش های دیگری هم نشان داده اند افرادی که مکرراً چندوظیفگی می کنند حتی در مواقعی که می خواهند فقط روی یک موضوع تمرکز کنند بیشتر دچار حواس پرتی می شوند. متخصصان معتقدند هرچه بیشتر مالتی تسک کنیم به توانایی تمرکز عمیق تر آسیب می زنیم چراکه این مهارت به تدریج تضعیف می شود.
چطور توانایی مالتی تسکینگ خود را تقویت کنیم؟
پیش از هر چیز باید صادقانه گفت که چندوظیفگی رویکرد ایده آلی نیست. تا آنجا که امکان دارد از آن اجتناب کنید و اجازه ندهید به عادت تبدیل شود. اثربخشی کار را هم فدای سرعت نکنید چون مالتی تسکینگ شاید برخی اوقات کارها را سریع تر پیش ببرد اما در بیشتر مواقع از کیفیت آن ها می کاهد. اگر با این حال ناگزیر به استفاده از آن هستید راهکارهای زیر می توانند اثرات منفی را کاهش دهند.
برنامه ریزی کنید
اولین گام برای مدیریت چندوظیفگی تعیین هدف و برنامه ریزی دقیق است. نباید انتظار داشت چند کار هم زمان با همان کیفیتی که در حالت تمرکز کامل انجام می شوند به سرانجام برسند.
اهداف را واقع بینانه تعریف کنید. هدف های خیلی بزرگ و دست نیافتنی فقط استرس ایجاد می کنند. اهداف بزرگ را به بخش های کوچک تر و قابل مدیریت تقسیم کنید و برای هر بخش زمان معقولی در نظر بگیرید.
فهرستی از کارها و زمان بندی شان تهیه نموده و آن ها را اولویت بندی کنید. ابزارهایی مثل Trello یا Excel می توانند در این کار کمک کنند. نکته مهم این است که قبل از شروع کار همه چیز آماده باشد تا مجبور نشوید در میانه کار دوباره برنامه ریزی کنید چراکه همین موضوع خودش نوعی مالتی تسکینگ تحمیلی است.
کارهای مشابه را در یک گروه قرار دهید
چندوظیفگی فرآیندی پیچیده است اما اگر ناگزیر به آن هستید کارهایی را انتخاب کنید که ماهیت مشابه دارند. وقتی ذهن از کاری به کار دیگر می رود این جابه جایی اگر بین وظایف مشابه باشد آسیب کمتری می رساند. حافظه کوتاه مدت ظرفیت محدودی دارد و نمی تواند طیف گسترده ای از اطلاعات ناهمگون را نگه دارد.
به عنوان مثال اگر چند پروژه برای مشتریان مختلف دارید پروژه های هم ماهیت را کنار هم بگذارید. این کار جابه جایی ذهنی را کاهش می دهد و بازدهی را بالا می برد.
عوامل حواس پرت کننده را از بین ببرید
حواس پرتی در هر شرایطی مانع کار است اما در مالتی تسکینگ می تواند نتایج فاجعه باری داشته باشد. ابتدا عوامل حواس پرتی خودتان را شناسایی کنید. شاید بستن در اتاق کافی باشد یا کار کردن در یک اتاق آرام. قطع اینترنت لپ تاپ خاموش کردن تلفن همراه یا گوش دادن به موسیقی مناسب هرکدام می توانند بسته به سبک کاری شما مفید باشند.
این اصل را فراموش نکنید که مغز ظرفیت محدودی برای تمرکز دارد. هرچه تعداد جابه جایی های ذهنی کمتر باشد عملکرد بهتر خواهد بود.
به طور طبیعی بعد از چند ساعت کار متمرکز ذهن نیاز به آزادی دارد و می خواهد به موضوعات دیگری بپردازد. به همین دلیل مهم است که هیچ عامل بیرونی این روند را بیشتر تشدید نکند. مالتی تسکینگ تمام حواس و انرژی ذهنی شما را می خواهد.
پیشرفت کار را به صورت مداوم بررسی کنید
وقتی کارها را به بخش های کوچک تر تقسیم کردید و برایشان زمان بندی تعریف کردید هر چند ساعت یک بار به آن برنامه برگردید و بررسی کنید آیا در مسیر درستی هستید. رسیدن به اهداف کوچک در زمان مقرر نشانه ای است که همه چیز طبق برنامه پیش می رود. اهداف کوتاه مدت و قابل پیگیری تعریف کنید تا بتوانید مسیر را بهتر کنترل کنید.
استراحت کنید
کار مداوم بدون وقفه توصیه نمی شود. بعد از مدتی عملکرد مغز افت می کند و نیاز به استراحت دارد. استراحت های کوتاه و مکرر در طول روز تأثیر چشمگیری در بهبود کارایی دارند. از آنجا که مالتی تسکینگ انرژی و تمرکز بیشتری مصرف می کند این استراحت ها اهمیت بیشتری پیدا می کنند و احتمالاً باید تعداد آن ها را هم افزایش دهید.
زمانی را به مرور کارها اختصاص دهید
وقتی پروژه به پایان رسید و اهداف کوچک و بزرگ محقق شدند یک مرحله بازبینی کامل را در نظر بگیرید. شاید این مرحله در ظاهر اتلاف وقت به نظر برسد اما یکی از ضروری ترین بخش های هر پروژه است. به خصوص وقتی کارها به صورت مالتی تسک انجام شده اند و احتمال بروز خطا بیشتر است این بازبینی نهایی اهمیت دوچندان دارد.
در نهایت توانایی مغز هر کس با دیگری متفاوت است اما از آنجا که هیچ مغزی به طور کامل برای مالتی تسکینگ طراحی نشده باید از ابزارها و استراتژی های مناسب برای کاهش اثرات منفی آن بهره بگیریم. با تمرین و تکرار می توان این مهارت را تا حدی تقویت کرد و عملکرد را بهبود بخشید.