فرمول ۱-۳-۵ یکی از ساده ترین و مفیدترین روش های مدیریت زمان است که به شما کمک می کند کارهای روزانه خود را بدون گیج شدن و بدون حس خستگی یا شکست تا پایان روز انجام دهید. خیلی از افراد بارها یک فهرست طولانی از کارهای روزمره نوشته اند اما در پایان شب با تعداد زیادی کار انجام نشده روبرو شده اند و حس بدی پیدا کرده اند در حالی که مشکل اصلی از تنبلی یا ناتوانی آن ها نبوده بلکه اشکال کار در شلوغ بودن و چیدمان غلط لیست کارها بوده است.
این تکنیک کاربردی دقیقا برای برطرف کردن همین دردسر روزمره ساخته شده است و ساختار بسیار روشنی دارد به این صورت که شما برای هر روز فقط یک کار مهم و بزرگ و سه کار متوسط و پنج کار کوچک و ساده در نظر می گیرید و به جای نوشتن ده ها کار پراکنده و نشدنی روی برگه یک برنامه کاملا منطقی و قابل انجام در دست خواهید داشت. در ادامه این مطلب از آلامتو به خوبی توضیح می دهیم که این روش چگونه به شما کمک می کند و چرا تا این اندازه نتیجه بخش است و چطور می توانید آن را در دفتر برنامه ریزی یا فهرست کارهای روزانه خود برای زندگی شخصی و کارهای شغلی پیاده کنید.
فرمول ۱-۳-۵ دقیقاً چه مفهومی دارد؟
پیش از هر چیز باید بدانیم که پایه و اساس فرمول ۱-۳-۵ بر یک اصل بسیار ساده و روشن قرار گرفته است و آن هم این است که توان جسمی و ذهنی انسان در طول یک روز کاری محدود است و هیچ کس نمی تواند ده ها کار گوناگون را با کیفیت بالا به سرانجام برساند. این روش می گوید برنامه هر روز شما باید دقیقا شامل نه کار مشخص باشد که به سه دسته اصلی تقسیم می شوند:
- دسته اول یک کار بزرگ و مهم است که بیشترین اولویت روز شما را تشکیل می دهد و معمولا به بیشترین تمرکز و انرژی و زمان نیاز دارد.
- دسته دوم شامل سه کار متوسط است که از نظر اهمیت در رتبه بعدی قرار می گیرند
- دسته سوم هم پنج کار کوچک و سبک است که معمولا شامل کارهای اداری ساده یا پیگیری های کوتاه روزمره هستند که وقت زیادی نمی گیرند اما نباید آن ها را از یاد ببرید.
اگر می خواهید این تکنیک را به شکل مرتب در کارهای روزمره خود اجرا کنید می توانید از دفترهای برنامه ریزی یا برگه های مخصوص ثبت کارهای روزانه جزیره کتاب کمک بگیرید تا چیدمان منظمی پیش رویتان باشد.
تفاوت بزرگ این روش با فهرست های معمولی در این است که از همان آغاز کار یک سقف مشخص برای تعداد کارها تعیین می کند و همین موضوع باعث می شود که ذهن شما مجبور شود کارهای واقعا مهم را از کارهای کم اهمیت جدا کند و به جای نوشتن بی هدف هر فکری روی کاغذ اولویت های واقعی خود را بشناسد. به همین علت است که خیلی از افراد باسابقه در زمینه مدیریت زمان این شیوه را یکی از بهترین راه ها برای رهایی از شلوغی ذهن و احساس خستگی مداوم در طول روز می دانند.
چگونه یک روز کاری را با فرمول ۱-۳-۵ سازمان دهی کنیم؟
برای اجرای درست و بدون دردسر فرمول ۱-۳-۵ بهتر است نوشتن کارها را از شب قبل یا اول وقت صبح و پیش از درگیر شدن با کارهای روزمره انجام دهید چون در آن ساعت ها ذهن شما آرامش بیشتری دارد و خیلی راحت تر می توانید کارهای مهم را از کارهای فرعی تشخیص دهید.
- قدم اول این است که کار بزرگ روز خود را معلوم کنید یعنی همان کاری که بیشترین تاثیر را روی پیشرفت شما یا پروژه های کاری تان دارد و اگر قرار باشد در طول کل روز فقط به یک کار برسید باید همان کار را انتخاب کنید.
- پس از معلوم شدن این وظیفه اصلی نوبت به نوشتن سه کار متوسط می رسد که ارزش و اهمیت دارند اما به تنهایی بار کل روز را به دوش نمی کشند مثل جواب دادن به چند پیام کاری مهم یا حضور در یک جلسه کاری یا جلو بردن بخشی از یک پروژه جاری.
- در مرحله آخر پنج کار کوچک را روی کاغذ می آورید که شامل کارهای کوتاه و چند دقیقه ای هستند مثل زدن یک تماس تلفنی ساده یا خرید یک وسیله کوچک برای خانه یا مرتب کردن یک پوشه کاری.
نکته جالب در فرمول ۱-۳-۵ این است که ترتیب شروع کارها کاملا به روحیه خودتان بستگی دارد چون بعضی از آدم ها ترجیح می دهند کارهای کوچک را اول انجام دهند تا با دیدن خط خوردن آن ها روحیه بگیرند و با خیالی راحت سراغ کار بزرگ بروند در حالی که بعضی دیگر دوست دارند همان اول صبح که انرژی و تمرکز بالایی دارند کار بزرگ روز را تمام کنند و بعد با آرامش کارهای دیگر را پیش ببرند.
مزایای فرمول ۱-۳-۵ نسبت به لیست های کارهای معمولی
یکی از بزرگ ترین عیب های فهرست های معمولی این است که هیچ سقفی برای تعداد کارها ندارند و همین نبود مرز باعث می شود افراد بدون حساب کردن زمان و انرژی واقعی خود ده ها کار مختلف را پشت سر هم بنویسند. این تکنیک با مشخص کردن یک سقف معین این دردسر را از همان پایه حل می کند و ذهن شما را فقط روی کارهایی متمرکز نگه می دارد که واقعا در طول یک روز کاری فرصت انجام آن ها را دارید.
فایده مهم دیگر این روش کم شدن استرس حاصل از انباشته شدن کارهای انجام نشده در پایان روز است چون وقتی برنامه شما از اول منطقی و حساب شده چیده شود دیگر با انبوهی از وظایف ناتمام روبرو نمی شوید و شب را با حس سبکی و آرامش به پایان می رسانید. علاوه بر این موارد استفاده همیشگی از این روش مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی شما را تقویت می کند زیرا مجبور می شوید هر روز از بین کارهای جورواجور فقط نه کار مشخص را انتخاب کنید و همین تمرین روزانه باعث می شود در طول زمان کارهای واقعا مهم را خیلی سریع تر از کارهای حاشیه ای تشخیص دهید.
چالش های رایج در استفاده از فرمول ۱-۳-۵ و راه حل آن ها
با وجود اینکه فرمول ۱-۳-۵ در ظاهر بسیار ساده به نظر می رسد اما خیلی از افراد در روزهای اول با سختی هایی روبرو می شوند که کارایی روش را پایین می آورد. یکی از رایج ترین اشتباهات این است که افراد کار بزرگ روز را درست تشخیص نمی دهند و به جای انتخاب یک وظیفه واقعا اساسی و اثرگذار یک کار معمولی و کم ارزش را به عنوان کار اصلی روز انتخاب می کنند که این خطا باعث می شود با وجود انجام دادن تمام کارها در پایان شب حس پیشرفت واقعی نداشته باشند.
مشکل دیگر مربوط به دسته بندی اشتباه کارهای متوسط و کارهای کوچک است چون خیلی وقت ها افراد کارهایی را که وقت و تمرکز زیادی لازم دارند به عنوان کار کوچک در نظر می گیرند و همین موضوع باعث کمبود وقت و به هم ریختن برنامه کل روز می شود. برای حل این موانع بهتر است قبل از نوشتن نهایی لیست چند دقیقه به زمان و توان لازم برای انجام هر کار فکر کنید و با خودتان روراست باشید که آیا کار واقعا در همان بخش مناسب قرار گرفته است یا نه.
یکی دیگر از مواردی که نظم این شیوه را به هم می زند پیدا شدن کارهای یهویی و پیش بینی نشده در میانه روز است به طوری که فرد وسوسه می شود آن ها را هم به فهرست اضافه کند در صورتی که این کار مرز و سقف مشخص برنامه را به کل خراب می کند. بهترین راهکار این است که یک بخش جداگانه در برگه برای این کارها بگذارید و اگر کاری واقعا اضطراری بود آن را با یکی از کارهای همان روز جابجا کنید نه اینکه به تعداد کارهای نه گانه چیزی اضافه کنید تا با این ترفند هم نظم اصلی برنامه حفظ شود و هم بتوانید اتفاقات ناگهانی روز را مدیریت کنید.
نکاتی برای شخصی سازی فرمول ۱-۳-۵ متناسب با سبک زندگی شما
این روش ساختار مشخصی دارد اما قرار نیست برای همه شغل ها و سلیقه ها به یک شکل ثابت اجرا شود و خیلی از افراد بعد از مدتی آن را با مدل زندگی و نیازهای کاری خود سازگار می کنند. برای مثال افرادی که کارهای فکری و هنری انجام می دهند شاید ترجیح دهند به جای یک کار بزرگ دو کار متوسط بگذارند و از آن طرف پدرها و مادرها یا کسانی که مسئولیت های خانوادگی متعددی دارند تعداد کارهای ریز و کوچک را بیشتر کنند تا بتوانند به کارهای روزمره خانه هم به خوبی برسند.
مهم ترین اصل در این میان این است که روح اصلی قانون یعنی محدود کردن تعداد کارها و مشخص کردن اولویت های مهم به هیچ وجه به هم نخورد حتی اگر تعداد این عددها کمی جابجا شود. همچنین برخی از افراد در دفتر برنامه ریزی خود از رنگ های مختلف برای جدا کردن کار بزرگ و کارهای متوسط و کوچک استفاده می کنند تا در همان نگاه اول برنامه روز برایشان واضح باشد و این تغییرات ظاهری به ویژه برای کسانی که حافظه تصویری بهتری دارند کمک می کند تا با علاقه و دقت بیشتری کارها را تا پایان روز دنبال کنند.