تفکر چابک یک روش مدیریت پروژه می باشد که با بهره گیری از چرخه های کوتاه توسعه به نام «اسپرینت»، بر بهبود مستمر در فرایند خلق محصول یا ارائه خدمات تمرکز دارد. در ادامه بیشتر با تاریخچه تفکر چابک و اصول کار آن آشنا می شویم.
تاریخچه تفکر چابک
ریشه این رویکرد به مفهوم تولید شرکت تویوتا در دهه ۱۹۴۰ بازمی گردد و تیم های توسعه نرم افزار با الهام از آن، و در عین حال که تلاش می کردند نیازهای رنگارنگ و در حال تغییر مشتریان را به سرعت برآورده کنند، روش های چابک را برای کاهش ضایعات و افزایش شفافیت کار پذیرفتند.
تفاوت چشمگیر میان روش مدیریت پروژه چابک و رویکرد آبشاری که به راه اندازی «انفجار بزرگ» در پایان کار باور دارد، در این است که اَژایل به تیم های نرم افزاری کمک می کند بهتر از گذشته با یکدیگر همکاری کنند و نوآوری بیشتری از خود نشان دهند.
مدیریت پروژه چابک در قالب دو چارچوب اصلی شناخته می شود: اسکرام و کانبان. اسکرام بر اسپرینت هایی با طول ثابت متمرکز است، در حالی که کانبان بر انتشارهای پیوسته تکیه دارد؛ به گونه ای که تیم پس از پایان هر مرحله، بی وقفه وارد مرحله بعدی می شود.
اصول کار تفکر چابک چیست؟
فلسفه تفکر چابک بر توانمندسازی افراد، کیفیت تعاملات میان آن ها و تحویل زودهنگام و مستمر ارزش به سازمان متمرکز است. مدیریت پروژه چابک می کوشد حداکثر ارزش ممکن را در قبال اولویت های کاری، و در چارچوب زمان و بودجه مجاز ارائه دهد؛ به ویژه زمانی که انگیزه تحویل سریع، از دغدغه ریسک پروژه پیشی می گیرد.
اصول کار چابک شامل موارد زیر است:
- این روش نیازمندی های پروژه را به قطعات کوچک تر تقسیم می کند و سپس آن ها را بر اساس میزان اهمیت توسط تیم اولویت بندی می نماید.
- پروژه چابک موجب همکاری مشترک به ویژه با مشتری می شود.
- پروژه چابک در فواصل منظم بازبینی می شود از تجربه خود درس می گیرد و خود را اصلاح می کند تا اطمینان حاصل شود که مشتری همواره راضی است و نتایج کار برای او منفعتی به همراه دارد.
- روش های چابک برنامه ریزی را با اجرا در هم می آمیزند و به سازمان امکان می دهند فرهنگ کاری شکل دهد که در آن تیم بتواند به خوبی به تغییر نیازها پاسخ دهد.
اصول تفکر چابک
تفکر چابک از اصول و چارچوب هایی شکل گرفته که هر یک از اهمیت ویژه ای برخوردارند. متخصصان هنگام تدوین این تفکر، اصولی را برای آن طراحی کرده اند که بخش عمده ای از ارزش های این رویکرد را تشکیل می دهند و عبارت اند از:
تعریف تفکر چابک
- ایجاد رضایت در مشتری و ارائه خدمات مطلوب
- توجه به نیازهای مشتری و برنامه ریزی برای برطرف کردن آن ها
- تحویل محصول در زمان تعیین شده
- برقراری ارتباط مؤثر میان مشتریان و تیم توسعه دهنده
- توجه به نیروی انسانی و ایجاد انگیزه برای کار
- برقراری ارتباط چهره به چهره میان اعضای تیم
- استفاده از محصول نهایی به عنوان معیار سنجش پیشرفت
- سرعت بخشیدن به پیشرفت محصول در حد مطلوب
- افزایش کیفیت تولید
- صرفه جویی در زمان و به کارگیری روش های بهینه
- برخورداری از یک سیستم مدیریتی منسجم
- ارزیابی مستمر فرایندها برای ارائه بازخورد به اعضای تیم
مدیریت پروژه چابک چیفتن به اهداف یک اسپرینت به سرعت نقاط ضعف را برطرف کنند. باور بر این است که این رویکرد احتمال بروز شکست های بزرگ در پروژه را کاهش می دهد. زیرا در تمام طول چرخه عمر پروژه، بهبود مستمر جریان دارد.
نحوه کار تفکر چابک
تیم های چابک بازخورد سریع، سازگاری مداوم و بهترین استانداردهای کیفیت را در تکرارهای کاری خود جای می دهند. افزون بر این تیم مدیریت پروژه چابک از اعضا می خواهد هنگام کار، زمان و هزینه را به طور مداوم ارزیابی کنند.
این تیم ها برای اندازه گیری عملکرد خود به جای نمودارهای گانت و نقاط عطف سنتی از نمودارهای سرعت، میزان هزینه و نتایج بهره می برند.
مدیریت پروژه چابک لزوماً به حضور یا مشارکت یک مدیر پروژه نیاز ندارد. هرچند در روش های سنتی تحویل پروژه مانند مدل آبشاری که در آن مدیر پروژه بودجه، پرسنل، محدوده، کیفیت، الزامات و دیگر عناصر اصلی را مدیریت می کند حضور مدیر برای موفقیت ضروری است.
اما در روش APM این نقش میان اعضای تیم توزیع می شود. برای نمونه، اهداف پروژه توسط مالک محصول تعیین می شود. در حالی که اعضای تیم برنامه ریزی، گزارش پیشرفت و وظایف سنجش کیفیت را میان خود تقسیم می کنند.
با این وجود همچنان می توان از مدیران پروژه در مدیریت پروژه چابک استفاده کرد. بسیاری از سازمان ها به ویژه برای پروژه های بزرگ و پیچیده هنوز از آن ها بهره می گیرند. اما معمولاً آن ها را بیشتر در نقش هماهنگ کننده قرار می دهند و مسئولیت تکمیل نهایی پروژه را بر عهده مالک محصول می گذارند.
با توجه به انتقال مسئولیت ها از مدیران پروژه به تیم های چابک، بروز شکست های بزرگ در پروژه را کاهش می دهد. زیرا در تمام طول چرخه عمر پروژه بهبود مستمر جریان دارد.
آیا تفکر چابک مناسب است؟
در این بخش با مفهوم کلیدی تفکر چابک بیشتر آشنا شدید. اما نکته اساسی اینجاست: آیا می توان از این تفکر و اصول آن بهره مند شد؟ بهره گیری از این نظریه نتایج مطلوبی به همراه دارد. اگر تازه وارد حوزه کاری خود شده اید، با به کارگیری این تفکر می توانید موفق تر و کارآمدتر عمل کنید.
طبق این متد با اجرای این اصول می توانید از هدر رفتن وقت و هزینه ها جلوگیری کنید و از سوی دیگر احتمال خطاهای پروژه خود را به حداقل برسانید. رضایت مشتری نیز یکی دیگر از فواید ارزشمند این رویکرد به شمار می رود. همان طور که می دانید تفکر چابک به خودی خود پایانی ندارد؛ این یک مسیر یادگیری و بهبود پیوسته است که هر تیم بسته به شرایط و نیاز خود می تواند آن را در عمل به کار بگیرد.