آداب صحبت کردن با تلفن از آن مهارت هایی است که اگر درست یادش بگیرید هم ارتباط های شما بهتر می شود هم احتمال سوءتفاهم و دلخوری خیلی کمتر می شود. ما هر روز ممکن است چندین بار پشت تلفن حرف بزنیم و همین تماس های ساده گاهی روی رابطه های کاری و خانوادگی تاثیر جدی می گذارند. برای همین دانستن آداب صحبت کردن با تلفن فقط یک نکته فرعی نیست بلکه یک ضرورت مهم در زندگی روزمره است.
آداب صحبت کردن با تلفن کدامند؟
برای اینکه یک مکالمه تلفنی خوب و محترمانه داشته باشید باید چند نکته ساده اما مهم را همیشه در نظر بگیرید. این نکته ها شاید در ظاهر کوچک باشند اما همین ها کیفیت تماس شما را بالا می برند و باعث می شوند آداب صحبت کردن با تلفن را درست رعایت کنید. این موارد عبارتند از:
- زمان را در نظر بگیرید
- به مکان خود یا فرد مقابل توجه کنید
- صدای مناسبی داشته باشید
- لبخند بزنید
- به مکالمه تلفنی با دقت گوش کنید
- پشت تلفن همه مطالب را بیان نکنید
- قبل از صحبت کردن فکر کنید
- محترمانه خداحافظی کنید
زمان را در نظر بگیرید
اولین چیزی که باید در خصوص آداب صحبت کردن با تلفن به آن توجه کنید زمان تماس می باشد. هر زمانی برای زنگ زدن مناسب نیست. مثلا تماس گرفتن خیلی زود صبح یا نیمه شب معمولا خوشایند نیست و ممکن است طرف مقابل را ناراحت کند.
قبل از تماس کمی به شرایط طرف مقابل فکر کنید. شاید در جلسه باشد یا استراحت کند یا اصلا در موقعیتی نباشد که بتواند با خیال راحت صحبت کند. رعایت همین نکته ساده یکی از پایه های اصلی آداب صحبت کردن با تلفن است و نشان می دهد شما برای وقت دیگران ارزش قائل هستید.
به مکان خود یا فرد مقابل دقت کنید
مکان هم در یک تماس خوب خیلی مهم است. اگر خودتان در محیطی شلوغ باشید یا آنتن مناسب نداشته باشید یا مجبور شوید آرام و بریده بریده حرف بزنید تماس شما کیفیت خوبی نخواهد داشت.
از طرف دیگر باید به شرایط فرد مقابل هم توجه کنید. اگر او وسط شلوغی باشد یا در خیابان باشد یا کنار افرادی باشد که نمی تواند راحت حرف بزند احتمالا گفت و گو آن طور که باید پیش نمی رود. در آداب صحبت کردن با تلفن این نکته خیلی مهم است که هر دو طرف در شرایط مناسب باشند تا مکالمه بهتر و روان تر جلو برود.
صدای مناسبی داشته باشید
در تماس تلفنی صدا همه چیز است. چون طرف مقابل فقط از طریق صدا شما را می شناسد پس اگر لحن و بیان مناسبی نداشته باشید منظور شما درست منتقل نمی شود.
صدای مناسب فقط بلند صحبت کردن نیست. تلفظ درست شمرده حرف زدن تن صدای متعادل و نفس کشیدن درست همگی روی کیفیت تماس تاثیر دارند. اگر می خواهید در آداب صحبت کردن با تلفن حرفه ای تر باشید باید روی فن بیان خودتان هم کار کنید.
برای بهتر شدن صدا می توانید این کارها را انجام دهید:
- ضبط کردن صدا و بررسی آن
- خواندن متن با صدای بلند
- تمرین سخنرانی
- تمرین با مربی
- شرکت در کلاس های فن بیان
لبخند بزنید
یکی دیگر از آداب صحبت کردن با تلفن لبخند زدن می باشد. شاید طرف مقابل لبخند شما را نبیند اما خودش را در لحن شما نشان می دهد. وقتی با لبخند صحبت می کنید صدایتان گرم تر و دلنشین تر می شود و همین باعث می شود ارتباط بهتری شکل بگیرد.
لبخند زدن در تماس تلفنی یک نکته ساده اما بسیار موثر است. این کار به مکالمه شما آرامش می دهد و فضای گفت و گو را دوستانه تر می کند. اگر بخواهید آداب صحبت کردن با تلفن را طبیعی و حرفه ای اجرا کنید لبخند را هیچ وقت فراموش نکنید.
به مکالمه تلفنی با دقت گوش کنید
در یک تماس خوب فقط حرف زدن مهم نیست. گوش دادن هم به همان اندازه اهمیت دارد. اگر فقط خودتان حرف بزنید و به طرف مقابل فرصت ندهید گفت و گو به نتیجه خوبی نمی رسد.
گوش دادن فعال یعنی با دقت به حرف های طرف مقابل توجه کنید. حرف او را قطع نکنید. اجازه بدهید جمله اش تمام شود. به لحنش توجه کنید و نشان بدهید که صحبت هایش را می فهمید. این رفتار هم احترام است هم باعث می شود ادامه گفت و گو بهتر پیش برود.
از قدیم گفته اند که شنونده خوب بودن خودش نیمی از موفقیت در صحبت است. پس در آداب صحبت کردن با تلفن فقط گوینده بودن کافی نیست. باید بلد باشید خوب هم گوش کنید.
پشت تلفن همه مطالب را بیان نکنید
یکی دیگر از آداب صحبت کردن با تلفن این است که تمامی مطالب خود را پشت تلفن بیان نکنید. ساده تر بگوییم همه حرف ها برای تلفن مناسب نیستند. بعضی موضوع ها اگر فقط تلفنی گفته شوند ممکن است بد فهمیده شوند یا حتی سوءتفاهم درست کنند. گاهی یک موضوع مهم نیاز دارد حضوری مطرح شود تا منظور شما دقیق تر منتقل شود.
اگرچه تلفن ابزار خوبی برای هماهنگی های فوری و گفت و گوهای ساده است اما برای بعضی حرف های حساس کافی نیست. چون در تماس تلفنی زبان بدن و حالت چهره و نشانه های غیرکلامی وجود ندارد و همین باعث می شود برداشت طرف مقابل با نیت شما فرق کند.
پس یکی از اصول مهم آداب صحبت کردن با تلفن این است که هر حرفی را پشت تلفن نزنید و برای مسائل مهم تر زمان و شیوه درست تری انتخاب کنید.
قبل از صحبت کردن فکر کنید
قبل از اینکه هر جمله ای را بگویید چند لحظه مکث کنید و به تاثیر آن فکر کنید. خیلی از دلخوری ها از حرف هایی شروع می شوند که بدون فکر زده شده اند. در تماس تلفنی این موضوع حتی بیشتر هم اهمیت دارد چون امکان اصلاح جمله ها کمتر است و طرف مقابل فقط همان چیزی را می شنود که از دهان شما بیرون آمده.
پس بهتر است قبل از پاسخ دادن یا توضیح دادن ذهن خودتان را جمع و جور کنید. اگر لازم بود چند ثانیه سکوت کنید و بعد حرف بزنید. این کار نشانه ضعف نیست بلکه نشانه دقت و پختگی است. در آداب صحبت کردن با تلفن همین فکر کردن قبل از حرف زدن می تواند جلوی خیلی از اشتباه ها را بگیرد.
محترمانه خداحافظی کنید
پایان تماس هم به اندازه شروع آن مهم است. خیلی وقت ها آخر مکالمه در ذهن طرف مقابل می ماند و همان بخش آخر تصویر نهایی را می سازد.
پس وقتی صحبت تمام شد محترمانه خداحافظی کنید. اگر لازم است از وقت طرف مقابل تشکر کنید. اگر موضوعی باقی مانده کوتاه و روشن بگویید و بعد تماس را تمام کنید. قطع کردن ناگهانی یا بی حوصله خداحافظی کردن حس خوبی به کسی نمی دهد.