کم کم نزدیک به دوسال میشود که از شیوع کرونا میگذرد. احتمالا این دوران به زودی با واکسیناسیون سراسری به اتمام برسد اما این مسئله به ما خاطرنشان کرد که باید آماده هرگونه شرایط که منجربه اختلال کار تیمی میشود باشیم. ضمن اینکه شاید بعد از این هم به راحتی نتوانیم به شرایط سابق برگردیم و دورکاری به همین ترتیب ادامه داشته باشد. لذا لازم است با بهترین روش مدیریت دورکاری آشنا شویم. همچنین در این مطلب، با ابزارهای مدیریت دورکاری نیز آشنا خواهیم شد.
بهترین روش مدیریت دورکاری چیست؟
عنوان کردن هر روشی به عنوان بهترین روش، چندان کار درستی نیست. این مسئله بستگی به مدل افراد تیم، نوع کاری که انجام میدهیم، نحوه تعاملات ما، ابزارهایی که داریم و بسیاری شرایط دیگر دارد. اما بهر حال میتوان بهترین روش مدیریت دورکاری را بر اساس تجربیات اغلب افراد عنوان کرد.
مدیریت پروژه چابک که احتمالا بارها اسمش را شنیدهاید و اغلب برای مدیریت پروژههای نرمافزاری به کار میرود، این روزها در دوران دورکاری میتواند یکی از بهترین روشها برای مدیریت دورکاری باشد.
در این روش بر خلاف مدیریت سنتی، خبری از کارکرد ساعتی و چنین مسائلی نیست و تمرکز بر کار انجام شده و خروجیهای تیم است.
اگر شما مشخص کنید که هر کدام از اعضای تیم، در بازهی مشخص، چه کاری را با چه کیفیتی انجام دهند، چه نیازی به حضور فیزیکی آنها دارید؟ ضمن اینکه در روشهای مدیریت چابک جلساتی بهینه و کوتاه وجود دارد که باعث هماهنگی هرچه بیشتر اعضای تیم خواهد شد. به عنوان مثال در چارچوب اسکرام (بیشتر بخوانید: اسکرام چیست؟) جلسهای روزانه وجود دارد که معمولا در حد 10-15 دقیقه برگزار میشود و افراد خیلی خلاصه میگویند که دیروز چه کردهاند، برای امروز چه برنامهای دارند و البته در روز گذشته چه مشکلاتی در مسیر کارشان پیش آمده است.
همین جلسه کوتاه که چند دقیقه بیشتر هم طول نمیکشد و به راحتی میتوان به صورت آنلاین با انواع برنامههای جلسه گروهی مثل اسکایپ برگزار کرد، باعث هماهنگی اعضای تیم و پیشبرد بهتر کارها میشود.
علاوه بر این، در حوزه مدیریت چابک، انعطاف بالایی وجود دارد و کارها در بازههای زمانی کوتاهتری نسبت به شیوه مدیریت سنتی برنامهریزی میشوند. این نیز یکی از دلایلی است که برای مدیریت دورکاری عصای دست مدیر تیم و مدیر پروژه میشود.
معرفی یکی از بهترین چارچوبهای مدیریت چابک
همانطور که گفتیم، اسکرام یکی از بهترین چارچوبهای مدیریت چابک است. اغلب مدیران نیز در حال بهرهگیری از این روش هستند. در تیم اسکرام، چندین نقش وجود دارد شامل: مالک محصول، اسکرام مستر، تیم توسعه.
به زبان خیلی ساده و برای آشنایی حداقلی، میتوان گفت مالک محصول فردی است که بیشتر سفارش دهنده سفارشات برای تولید محصول است و خروجیها را نیز از لحاظ کیفی بررسی میکند.
از طرفی اسکرام مستر نیز مراقب این است که مبانی چارچوب اسکرام به صورت عملیاتی به خوبی رعایت شوند. به عنوان مثال برنامهریزی بر اساس اصول این چارچوب انجام شود.
مدیریت پروژه چابک را چطور یاد بگیریم؟
مانند یادگیری هر چیزی، یادگیری مدیریت پروژه چابک نیز روشهای گوناگونی دارد. شما میتوانید از کتابها استفاده کنید، از دورههای آنلاین بهرهمند شوید یا در دورههای حضوری شرکت کنید. البته این موضوع بستگی به سطحی که میخواهید در آن شرکت کنید نیز دارد. به عنوان مثال، مدرکی بینالمللی وجود دارد به نام ACP (بیشتر بخوانید: ACP چیست؟( این مدرک توسط موسسه مدیریت پروژه آمریکا صادر میشود و در تمام دنیا معتبر است. برای دریافت این مدرک لازم است در دورهی آمادگی آزمون ACP شرکت کنید. میتوان گفت این سطح، بالاترین سطح مدیریت چابک است و شما بر تمامی مبانی و همچنین 73 تکنیک مدیریت چابک مسلط میشوید.
از طرفی مدرک دیگری وجود دارد به نام PSM که درواقع مدرک اسکرام مستر حرفهای است. قطعا مسائلی که در این مسیر یاد میگیرید سطح محدودتری را نسبت به ACP شامل میشود اما برای بکارگیری خود چارچوب اسکرام کافی است. این مدرک نیز بینالمللی است.
لازم به ذکر است برای آزمون این مدارک لازم نیست به خارج از کشور بروید. فعلا آزمون آنها به دلیل بحران کرونا آنلاین است!
در ثانی، برای آموزش حرفهای نیز میتوانید به سایت PMPiran مراجعه کنید و دورههای آن را مشاهده نمایید. کاربردی بودن دورهها و آمادگی برای آزمون از مزیتهای این شرکت محسوب میشود.
ابزارهای مدیریت دورکاری
بهتر است اول در نظر بگیریم برای مدیریت دورکاری به چه نوع ابزارهایی نیاز داریم:
- ابزار ارتباطی
- ابزار مدیریت وظایف
در نظر داشته باشید برای استفاده از این ابزارها، شاید لازم باشد به صورت ترکیبی از آنها استفاده کنید.
معرفی ابزارهای ارتباطی برای مدیریت دورکاری
اسکایپ
یکی از سادهترین، معروفترین و رایجترین ابزارها که حتی پیش از شیوع کرونا و قرنطینه نیز بسیار استفاده میشد.
این ابزار قابلیت ضبط جلسات را نیز دارد که البته باید بدانید فقط چند روز داخل این پلتفرم میماند و اگر طولانی مدت به آن نیاز دارید، لازم است فایل را دانلود نمایید.
تماس صوتی، تصویری و متنی از ویژگیهای اسکایپ است.
تلگرام
دلیل اینکه تلگرام را در این دسته بندی آوردیم، مدیریت بسیار عالی فایل در آن است. در حقیقت فایلهای شما در ذخیره تلگرام تا مدتها باقی میماند و خیالتان راحت است که پاک نمیشوند. با چند دستگاه نیز میتوانید به آن وصل شوید. به نظر میرسد نیازی به توضیح درمورد امکانات جذاب و فراوان گروه و کانال آن نیز نداریم.
بیگ بلو باتم و جیتسی
این دو ابزار مدیریت دورکاری، ابزارهایی هستند که میتوانید تا حدودی آنهارا برای سازمان و تیم خود شخصی سازی کنید.
اما اگر کاربری حرفهای نیستید، توصیه میکنیم از همان اسکایپ برای برقراری ارتباط استفاده نمایید.
بررسی ابزارهای مدیریت وظایف
اصل ماجرا که اغلب در آن مشکل داریم ابزارهای مدیریت وظایف هستند. در ادامه برخی از معروف ترین آنها را معرفی میکنیم.
ترلو (Trello)
از محبوبترین و سادهترین ابزارهاست! سالهاست مورد استفاده قرار میگیرد و برای یادگیری کار با آن اصلا کار سختی ندارید.
در این ابزار میتوانید به راحتی وظایف را گروهبندی کنید، هر کدام را به شخصی متصل کنید، برای هرکدام زمان ددلاین تنظیم کنید و بسیاری قابلیتهای دیگر. نسخه پریمیوم این ابزار قابلیت های بیشتری در اختیارتان میگذارد.
یک برنامه مکمل نیز به نام Corello دارد که برای گزارشگیری میتوانید استفاده کنید.
تسکولو
تسکولو شباهت زیادی به ترلو دارد. یکی از مزایای آن این است که این ابزار ایرانی است و برای خرید نسخههای پیشرفته و پریمیوم مشکلی با پرداخت ندارید.
جیرا
جیرا برنامهای نسبتا حرفهای است و قابلیتهای پیشرفتهای دارد. یادگیری این ابزار نسبت به دو مورد قبلی پیچیدگیهای بیشتری دارد و باید وقت بیشتری برای آن صرف کنید. هرچند این ابزار را بیشتر برای کارهای پیچیده مانند توسعه نرمافزار (تیمهای نرمافزاری) توصیه میکنیم و کاربران آماتور یا کسانی که کارهای سادهتری دارند، بهتر است از موارد دیگر استفاده کنند.
ابزارهای آنلاین گوگل
ابزارهای آنلاین گوگل مثل Google docs یا google sheet مشابه همان برنامههای آفیس هستند اما به صورت آنلاین. کار با این ابزارهای بسیار راحت است و برای داکیومنتها معجزهای محسوب میشود. استفاده از این ابزارها را برای مدیریت دورکاری شدیدا پیشنهاد میکنیم.
با آسودگی، دورکاری را مدیریت کنید
همانطور که گفتیم، اگربه خوبی وظایف را شفاف کنید و به خوبی تقسیم کنید و همچنین شیوه درست مدیریت دورکاری را یاد بگیرید، این کار اصلا سخت نیست و اتفاقا اگر به آن عادت کنید شاید دورکاری را برای همیشه ترجیح دهید. شفافیت کیفیت خروجی بسیار مهم است و از آن غافل نشوید.
چگونه بفهمیم شوهرمان دروغ میگوید؟
تاثیر عشق قدیمی روی ازدواج شما چیست؟
علت کم پشت شدن موی سر چیست؟
تعریف تنهایی چیست؟ چگونه اوقات تنهایی خود را پر کنیم؟