آیا تا به حال احساس کرده اید که وقت کافی برای انجام امور مهم روزمره تان ندارید؟ آیا مدام در حال انجام مسئولیت های همیشگی هستید و برای خودتان زمانی ندارید؟ آیا مدام حس می کنید که زمان خود را هدر می دهید؟ خب باید بگویم این فقط شما نیستید که چنین احساسی دارید.
با توجه به نظرسنجی موسسه گالوپ، 61 درصد از کارگران آمریکایی ادعا می کنند که زمان کافی برای انجام کارهای خود ندارند. در عین حال، 68 درصد از مردم احساس می کنند که دارای استراحت کافی نیستند (و بسیاری نیز از هر دو مورد بالا رنج می برند).
اما آیا واقعا چنین چیزهایی نتیجه غرق کردن خود با مسئولیت های زیاد است؟ یا به سادگی محصولِ مدیریت ضعیف و زمانبندی نادرست شما می باشد؟
در این مقاله، ما به بررسی مسائلی خواهیم پرداخت که سبب هدر رفتن وقت شما می شوند و علاوه بر این نحوه جلوگیری از وقوع چنین رخدادی را نیز مورد تحلیل قرار می دهیم.
احیای زمان هدر رفته
اگر بدون اینکه متوجه باشید، در حال هدر دادن وقت خود هستید، ممکن است مدام مسئولیت های بیشتری نسبت به آنچه که می توانید انجام دهید را در طول روز تقبل نموده و مدام ناراحت و غمگین باشید.
بر این اساس شما ممکن است دائما به دیگران گوشزد کنید که زمان کافی ندارید چرا که نمی دانید چه چیزهایی وقتتان را هدر می دهند تا بتوانید آنها را اصلاح کنید.
در اینجا برخی از ترفندهایی که می توانند به شما در جلوگیری از اتلاف زمانتان کمک نمایند معرفی خواهند شد.
عادت های اشتباه ایمیل زدن
عادات بد خود در هنگام ایمیل زدن را کنار بگذارید
احتمالا شما وقت زیادی را بدون این که بدانید چقدر از وقتتان را هدر داده اید صرف ایمیل زدن می کنید.
آیا شما هم جزو آن دسته از افرادی هستید که زمان زیادی را به نوشتن پیام های خود تخصیص می دهید و کارهای مربوط به ایمیلتان به مقیاس غیر قابل کنترلی تبدیل شده و یا به تماس های غیر ضروری ای ختم می شوند که باعث ایجاد تداخل در امور روزمره تان می گردند؟
ما هر روز حدود 3 تا 6 ساعت را به چک کردن ایمیل های خود تخصیص می دهیم، بنابراین مطمئنا بخش زیادی از زمان شما در صندوق پستی تان تلف خواهد شد.
تنها راه مطمئن، استفاده از نرم افزارهایی مانند EmailAnalytics است تا بتوانید از هدر رفتن زمان خود جلوگیری کرده و علاوه بر این عادات بدِ ایمیل زدن خود را نیز کنار بگذارید.
هنگامی که نقاط ضعف خود را شناختید، طرح هایی برای چگونگی برخورد با آن به ذهنتان خواهد رسید. به عنوان مثال، ممکن است تصمیم بگیرید محدودیت زمانی 10 دقیقه ای را برای خودتان در هنگام نوشتن یک ایمیل جدید وضع نمایید.
فقط بگو نه
گفتن نه برای بسیاری از افراد سخت است، چه یک مسئولیت جدید از جانب رئیس باشد، و یا یک دوره همی دوستانه با بهترین دوستان.
متأسفانه، هر “بله” ای که می گویید مستلزم صرف بخشی از زمانی است که می توانستید آن را به کارهای مهم تری تخصیص دهید.
گفتن “نه” می تواند ساعت ها وقت شما را آزاد کند و تا زمانی که به دیگران مودبانه پاسخ منفی بدهید، احتمالا عواقبی نیز برای شما نخواهد داشت. علاوه بر این، دیگر نیاز نیست خود را برای انجام کارهای بیشتر، به زحمت بیاندازید.
تصمیم گیری سریع
سریع تر تصمیم بگیرید
مطمئن باشید تا کنون زمان بسیار زیادی را نسبت به آنچه تصور می کنید در حالت بلاتکلیفی گذرانده اید. شما ممکن است تصمیم داشته باشید تا پروژه خود را، در ساعت 4 بعد از ظهر آغاز کنید و هم اکنون ساعت 4 بعد از ظهر است. پس یا می توانید کار خود را شروع کنید و یا فقط صبر نمایید تا ببینید چه پیش خواهد آمد.
شما ممکن است در مورد تصمیمی که اتخاذ کرده اید هیچ کاری انجام ندهید چرا که تصور می کنید این احتمال وجود دارد که این تصمیم را در آینده تغییر دهید.
در هر صورت، هر لحظه ای که در مورد تصمیمتان بیشتر فکر کنید، یک دقیقه بیشتر را هدر داده اید، البته این در صورتی است که که هیچ اطلاعات جدیدی برای بررسی کردن وجود نداشته باشد.
بنابراین تصمیم گیری سریع تر بهترین کار است چرا که از اتلاف وقتتان جلوگیری می کند.
تعیین محدودیت ها و چسبیدن به آنها
تقریبا چند بار پیج رسانه های اجتماعی خود را در طول روز بررسی می کنید و یا خود را به بازی کردن و یا دانلود اپلیکیشن های مختلف مشغول می نمایید؟ احتمالا، شما زمان زیادی را صرف این برنامه ها می کنید و از این امر بی خبر هستید که این رسانه ها در حال هدر دادن و بلعیدن وقت با ارزش تان هستند.
خوشبختانه، راه هایی برای تنظیم محدودیت های زمانی وجود دارد، بنابراین می توانید این زمان را به شکل منطقی و معقولی مدیریت نمایید.
اگر از یک دستگاه iOS استفاده می کنید، می توانید از Access Guided اپل استفاده کنید تا دسترسی به برنامه های دیگر را بر روی تلفن خود محدود نمایید، یا اگر جزو کاربران آندروید هستید، می توانید از برنامه ای مانند AppDetox برای تنظیم محدودیت های دقیق بهره ببرید.
زمانی را به استراحت اختصاص دهید
کمی به خود استراحت دهید
شاید فکر کنید صرف یک ساعت بیشتر بر سر کار، به جای صرف ناهار در هنگام ظهر، باعث افزایش بهره وری شما می شود، اما لزوما اینطور نیست.
کار بیش از حد طولانی بدون استراحت باعث می شود که تمرکزتان کاهش یابد و کاری که به صورت طبیعی باید 30 دقیقه طول بکشد، تا یک ساعت به طول انجامد.
تحقیقات نشان می دهد که بهتر است برای بازدهی بیشتر، در بین ساعات کاری طولانی یک ساعته، به خود استراحت دهید. البته دقت کنید که زمان زیادی را صرف استراحت نکنید چرا که در آن صورت، ساعات بیشتری را باید در روز به انجام کارتان تخصیص دهید.
همچنین بخوانید: آموزش مدیریت زمان
شکایات کردن را کنار گذاشته و عمل کنید
همه انسانها همواره در مورد هدر رفتن زمانشان شکایت می کنند.
چه صرف یک جلسه کاری شده باشد یا یک جلسه خیریه. متأسفانه، شکایت راه بدی برای هدر دادن زمان تان است؛ شکایات باعث نمی شود که احساس خوبی داشته باشید و هیچ تاثیری نیز بر تغییر وضعیتی که باعث ناراحتی شما شده است نخواهد داشت.
مدیریت زمان برای کاهش هدر دادن وقت
غیر فعال کردن هشدار های منحرف کننده ذهنتان
شاید به نظر برسد که حواس پرتی تنها چند ثانیه از وقتتان را هدر می دهد، اما تحقیقات نشان می دهند که با جمع شدن این زمان ها، شاید این حواس پرتی ها تا چند ساعت نیز طول بکشند.
اعلان هایی که از طریق ایمیل و یا سایر پلتفرم های موجود در شبکه های اجتماعی به گوشی شما ارسال می شوند صرف نظر از اینکه حاوی پیام مهمی باشند یا خیر، وقت شما را گرفته و مانع از رسیدگی به کارهای دیگرتان می شوند.
اگر تنها چند ساعت در روز این اعلان ها را خاموش کنید بهره وری کاری شما به نحو چشمگیری افزایش خواهد یافت. بسته به فرهنگ کاری محل کار و میزان از دسترس خارج شدنتان، بهتر است از قبل به افرادی که با شما تماس می گیرند بگویید که برای چه مدت در دسترس نخواهید بود.
حداکثر استفاده از زمان رفت و آمد
شما هر روز صبح زمان زیادی را صرف رفتن به سر کار می کنید. با در نظر گرفتن میانگین زمان رفت و آمد در ایالات متحده، و در نظر گرفتن زمان تقریبی 25 دقیقه برای هر مسیر، احتمالا شما حدود 5 ساعت را در طی هفته هدر می دهید.
اگر از حمل و نقل عمومی استفاده می کنید دست هایتان آزاد است پس می توانید مدارک و فایل هایی را که در مخل کار بدان ها نیاز دارید مرتب نمایید.
اگر برای رفتن به سر کار از دوچرخه استفاده می کنید در واقع ورزش هم کرده اید و به تناسب اندامتان نیز کمک خواهید کرد. و یا اگر تا محل کار رانندگی کنید، می توانید کنفرانس های تلفنی خود را هدایت کرده و یا از گوش دادن به کتاب های صوتی لذت ببرید.
بهینه کردن جلسات مهم و حذف جلسات غیر ضروری
کم کردن تعداد جلسات
برگزاری جلسات باعث بیشترین اتلاف وقت می شوند، زیرا اینگونه همایش ها معمولا از تعداد کثیری از افراد تشکیل شده اند، که اغلب به صورت مناسبی سازماندهی نشده و بخش قابل توجهی از وقت شما را اشغال می کنند.
یک کارگر سطح متوسط یک سوم وقت خود را در جلسات صرف می کند و این در حالی است که این زمان فرصت خوبی برای انجام بسیاری از کارهای اوست.
اگر ساعت کار روزانه را 9 ساعت فرض کنیم، معمولا در روز 3 ساعت از زمان کارمندان در جلسات هدر می رود که این میزان در هفته به 15 ساعت می رسد.
بنابراین اگر بتوانید تعداد این جلسات را کاهش داده و یا مدت زمان آنها را کمتر کنید می توانید فرصت مناسبی برای انجام دادن سایر کارها داشته باشید.
کاهش ضرر
گاهی اوقات انسان ها در هزینه های کار اشتباهی که انجام داده اند غرق می شوند. در این هنگام است که آن ها نمی دانند که آیا باید از هزینه کردن سرمایه بیشتر بر روی پروژه ای که تاکنون مبالغ زیادی را بر روی آن صرف کرده اند بپرهیزند یا باید همچنان به مبارزه خود ادامه دهند.
به عنوان مثال، هنگامی که 10 ساعت، مدام بر روی یک استراتژی تبلیغاتی جدید کار می کنیم اما بازدهی ما بالاتر از میانگین نیست نمی دانیم که آیا استراتژی مان را کنار بگذاریم یا همچنان بر روی آن کار کنیم.
به لحاظ منطقی، بهتر است که یک استراتژی جدید را انتخاب کنیم، اما از انجا که تا کنون زمان زیادی را سرمایه گذاری کرده اید، ممکن است وسوسه شوید برای جبران خسارت هایتان باز هم وقت و سرمایه تان را هدر دهید.
محول نمودن برخی وظایف به دیگران
بسیاری از متخصصان مدرن تمایلی به محول نمودن وظایفشان به دیگران ندارند چرا که از نظر آنها صرف زمانی برای آموزش افراد تا کار را مطابق میل آنها انجام دهند بیشتر از انجام کار توسط خودشان زمان خواهد برد.
این امر ممکن است در کوتاه مدت درست باشد؛ لکن آموزش کسی برای انجام یک کار تکراری، سرمایه گذاری است که سبب می شود از انجام مداوم آن کار خلاص شوید.
با محول نمودن برخی وظایف پیش پا افتاده و تکراری تان به دیگران، نه تنها آرامش بیشتری خواهید یافت بلکه می توانید زمان بیشتری را به سایر امور روزانه تخصیص دهید.
بر روی انجام یک کار تمرکز کنید
انجام چندین کار به طور همزمان، سبب می شود تا نتوانید تمامی کارها را به نحو قابل قبولی انجام دهید و یا هیچکدام از آنها را به پایان نرسانید لذا پیشنهاد می شود که در یک بازه زمانی، تنها بر روی یک کار تمرکز نمایید.
ممکن است تصور کنید مدیریت همزمان دو کار در یک زمان، سبب کارآمد تر شدن شما می شود، اما این کار سبب افزایش فشار بر روی مغزتان شده و احتمالا کیفیت کار شما را در هر دو زمینه کاهش خواهد داد. لکن اگر به جای آن، تنها بر روی یک کار تمرکز نمایید، مرتکب اشتباهات کمتری شده و در نهایت نیز هر دو کار را به پایان خواهید رساند.
تقسیم مناسب فضای خود
فرقی نمی کند که فضای کاری فیزیکی خود را مدیریت می کنید یا فایل های مهم خود را به صورت دیجیتالی ذخیره می کنید، در هر صورت سازماندهی فضای کار از اهمیت بسزایی برخوردار است.
اگر هر بار که نیاز به اطلاعات خاصی دارید مدتی را صرف یافتن آنها کنید قطعا وقت زیادی را هدر داده و نمی توانید به تمام امور رسیدگی نمایید.
پس همین الان، یک ساعت را به مرتب سازی مجدد فضای کار خود اختصاص دهید چرا که، این امر در طولانی مدت سبب می شود بتوانید زمان صرف شده بر روی کار را کاهش دهید و اگر هنوز هم با سیستم های کاغذی و بایگانی کار می کنید بهتر است به سوی سیستم های دیجیتال بروید و پلتفرم های دیجیتال را نیز تست نمایید چرا که اینگونه پلتفرم ها سبب صرفه جویی قابل توجهی در زمان شما خواهند شد.
اهداف کوچک تری را انتخاب کنید
تلاش مداوم و بدون اندکی استراحت نه تنها برای دستیابی به اهداف بزرگ، خوب نیست بلکه در نهایت سبب سرخوردگی و ناامیدی شما نیز می شود.
چرا که نه تنها وقت خود را صرف انجام وظایفی می کنید که با توانایی های تان منطبق نمی باشند، بلکه زمانی که با وجود تلاش های بی وقفه باز هم بدان ها دست نمی یابید، به روحیه خود آسیب خواهید زد؛ بنابراین، راز خوشبختی را در پیش گیرید و اهداف معقولی را برای خود تعیین نمایید.
تعیین اهداف کوچکتر به شما اجازه می دهد تا زمان معقولی را جهت تحقق آنها صرف نمایید و آرامش بیشتری داشته باشید. علاوه بر این این اهداف کوچک می توانند در درازمدت، همانند پله ای در راستای رسیدن به اهداف بلندمدت عمل نمایند.
ذهنیت خود را تغییر دهید
هنگامی که ادعا می کنید “مشغول” هستید، احتمالا به تمام مسئولیت های کوچکی که روز شما را اشغال کرده اند یا تمام کارهای اختیاری که خودتان داوطلبانه مسئولتشان را بر عهده گرفته اید فکر نکرده اید. تغییر دادن عبارات می تواند توجه شما را به سوی این اتلاف کننده های زمان کوچک جلب نماید.
به جای گفتن “من برای انجام این کار وقت ندارم” بهتر است بگویید “انجام این کار، هم اکنون جزو اولویت های من نیست.”
این یک ترفند روانشناسی عالی است که به شما کمک می کند اولویت های خود را به خوبی بشناسید و زمان بیشتری را بدانها تخصیص دهید.
چگونه ایده خود را عملی کنیم؟
چگونه از کاغذ یادداشت استیکی استفاده کنیم؟
چگونه نگران آینده نباشیم؟
رهبری بهتر است یا مدیریت؟