آیا اخیرا متوجه شده اید که روزتان با انبوهی از کارهایی پر شده که به نظر پایانی ندارند؟ گرفتار بودن ضرورتا به این معنا نیست که شما در محل کار سازنده هستید. در برخی موارد، این گرفتاری های بی پایان، می تواند فقدان مهارت های مدیریت زمان را نشان دهد.
در این مطلب به بررسی ۱۰ تکنیک هوشمند مدیریت زمان که به شما کمک می کند بر این شلوغی ها غلبه کنید، می پردازیم. با ما همراه باشید.
زمان خود را پیگیری کنید
نظارت بر زمانی که برای انجام کارها صرف می کنید ، می توانید نمای کلی از مناطقی را که نیاز به بهبود دارند ، به شما ارائه دهد. این نظارت می تواند به این امکان را به شما بدهد تا از تجربه ها درس بگیرید و یک تکنیک ساده برای مدیریت زمان است.
با گذاشتن یک تایمر به هنگام شروع یک کار جدید، و بعد از انجام آن، می توانید مدت زمانی که صرف انجام یک کار خاصمی کنید را بسنجید. این به شما این امکان را می دهد که انتظارات خود را با واقعیت مقایسه کنید و براساس یافته های خود اصلاحاتی انجام دهید.
قورباغه ات را قورت بده
خوردن قورباغه، اصطلاحی است که توسط برایان تریسی مطرح می شود که به تکمیل اولین وظیفه شما اشاره دارد. این اصطلاح برگرفته از نقل قول مارک تواین است که می گوید :
“اگر کاری که باید انجام دهید، خوردن یک قورباغه است، بهتر است ابتدای صبح این کار را انجام دهید و در صورتی که وظیفه شما خوردن دو قورباغه است ، بهتر است ابتدا بزرگترین قورباغه را بخورید.”
هیچ احساسی بزرگتر و بهتر از انجام یک کار بزرگ و تمام کردن آن نیست. مفهوم قورت دادن قورباغه حاکی از آن است که اگر ابتدا بزرگترین کار خود را انجام دهید ، احساس موفقیت در آن به حدی عالی خواهد بود که انجام بقیه وظایف تان در مقایسه با آن، ناچیز به نظر می رسد.
قانون 20/80 را اعمال کنید
این قانون که تحت عنوان قانون پارتو نیز شناخته می شود، نشان می دهد که 80 درصد از نتایج مؤثر از 20 درصد وظایف شما ناشی می شود. این اساساً بدان معنی است که برای هر 10 وظیفه ای که دارید ، فقط دو نتیجه با کیفیت خواهید داشت ، بنابراین مطمئناً آنها مواردی هستند که می خواهید روی آنها تمرکز کنید.
لیستی از 10 کار را که باید به ترتیب اولویت بندی انجام دهید بنویسید. به دو مورد اول در لیست نگاه کنید و در طول روز تمرکز خود را روی آنها قرار دهید. حتی اگر تا پایان روز لیست تان را تکمیل نکنید ، حداقل مهم ترین آنها را انجام داده اید.
همچنین بخوانید: چگونه برنامه ریزی کنیم
زمان تان را بلوکه کنید
بلوک های زمانی برنامه ریزی یک تکنیک مدیریت زمان است که می تواند به شما کمک کند تا از شر عوامل حواس پرتی خلاص شوید. ایده این است که شما بازه های زمانی را در طول روز برای انجام یک کار خاص مسدود کنید و در طول آن زمان، تنها بر روی همان کار تمرکز می کنید.
یک روش واضح برای انجام آن بر اساس مهلت های مقرر شما است. اگر یک کار فوری دارید که باید تا بعد از ظهر به پایان برسانید، منطقی است که چند ساعت صبح را مسدود کنید تا روی آن کار کنید.
با این حال ، راه دیگر برای مسدود کردن موثر وقت شما ، برنامه ریزی کارها با توجه به زمانی که شما بیشترین کار را دارید ، می باشد. به عنوان مثال ، اگر فهمیدید که بلافاصله بعد از استراحت ناهار بازدهی کمتری دارید ، پس کارهای روزمره ای که نیازی به تفکر خلاق زیادی ندارند ( مانند بررسی ایمیل هایتان ) را برنامه ریزی کنید.
از قانون ۲ دقیقه‌ای استفاده کنید
یک مانع بزرگ برای مدیریت زمان موثر، تعلل و به تعویق اندازی کارها است و اعمال قانون ۲ دقیقه ای می تواند به غلبه بر آن کمک کند. اکثر کارهای شما معمولا چیزهایی هستند که در حال حاضر قادر به انجام آن هستید، قسمت سخت آن فقط شروع آن است.
بخش اول این قانون ، که از کتاب دیوید آلن به نام “به انجام رساندن کارها” ، نشات می گیرد ، بیان می کند که اگر انجام یک کار کمتر از دو دقیقه زمان می برد، فقط آن را انجام دهید. پس از اینکه آن را به پایان رساندید به شروع کار دیگر فکر کنید.
قسمت دوم این قانون توصیه می کند که اگر می خواهید عادت جدیدی را شروع کنید ، مطمئن شوید که این عادت کمتر از دو دقیقه از وقت شما را می گیرد، زیرا این ایده را دنبال می کند که هر هدف می تواند در عرض دو دقیقه یا کمتر آغاز شود.
همچنین بخوانید: چگونه زمانمان را مدیریت کنیم
از انجام چند کار به طور همزمان (مولتی تسکنیک) خودداری کنید
در حالی که به نظر می رسد هنگام انجام چند کار به طور همزمان، در زمان کمتری کار بیشتری انجام می دهید، انجام چند کار واقعا می تواند تاثیر معکوس داشته باشد. این می تواند باعث کاهش بهره وری و تمرکز شما شود، و باعث شود زمان طولانی تری صرف به پایان رساندن کارها کنید.
برای کمک به مبارزه با نیاز به انجام چند کار، از شر هر چیزی که پتانسیل منحرف کردن توجه شما از کار را دارد دارد، خلاص شوید. به عنوان مثال، هنگام کار با مرورگر کامپیوتر فقط یک تب بازکنید!
بیشتر اوقات “نه” بگویید
یادگیری مهارت “نه گفتن” ممکن است یکی از مهم ترین تکنیک های مدیریت زمان به نظر برسد، اما وقتی شروع به انجام آن می کنید، متوجه خواهید شد که چقدر زمان برای مقابله با وظایف خود پس انداز کرده اید.
منظور ما از نه گفتن به چیزی به معنای گفتن نه به همه چیز نیست. در عوض، این مهارت شما را تشویق می کند که چیزهایی که مهم هستند، را اولویت بندی کنید. زمانی که بدانید کدام یک از کارها مهم هستند، متوجه خواهید شد که دیگر وقت خود را صرف نشستن در جلساتی که نیازی نیست در آن شرکت کنید و یا انجام کاری که به کار شما ارتباطی ندارد، نخواهید کرد.
همچنین بخوانید: بهترین روش برای نه گفتن چیست
یک روتین صبحانه را تنظیم کنید
روتین های روزمره این قدرت را دارند که به شما کمک کنند وقت هدر رفته تان را بازگردانید. همان طور که روتین های روزانه ساختار روز شما را شکل می دهند، می توانند شما را کارآمدتر کنند و فعالیت های بقیه روز را نیز به موقع تنظیم کنند.
یک روتین صبح موثر به این معنا نیست که شما باید چندین کیلومتر قبل از طلوع خورشید بدوید و یا یک لیوان تخم‌مرغ خام بنوشید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که چند کاری را برنامه ریزی کنید که به شما کمک کند در صبح انرژی بیشتری داشته باشید و آن را تکرار کنید تا زمانی که برایتان تبدیل به یک عادت شود.
برخی از نمونه کارهایی که می توانید انجام دهید عبارتند از: مرتب کردن تختخواب ، انجام حرکات کششی به مدت پنج دقیقه یا نوشیدن یک لیوان آب میوه.
یک روتین شبانه نیز برای خودتان تنظیم کنید
درست مانند روتین صبح، یک روتین شبانه هم می تواند ساختار را برای روز شما فراهم کند. اتمام کارها در طول دو ساعت آخر قبل از خواب نیز می تواند به خواب بهتری در طول شب داشته باشد ، که همیشه برای مدیریت زمان مفید است.
منظور ما از داشتن روتین شبانه انجام کار جدی نیست، این روتین می تواند فقط فکر کردن به برنامه های روز بعد و برنامه ریزی دقیق برای انجام آن باشد. از جمله کارهایی که می توانید در این زمینه انجام دهید، آماده کردن وسایل مربوط به ورزش و یا آماده کردن صبحانه و ناهار روز بعد باشد.
استراحت کنید
اگرچه ممکن است استراحت کردن یک روش مدیریت زمان ضد تولید به نظر برسد ، اما استراحت منظم در محل کار برای سلامت روان و حفظ کارآیی مهم است. مهم است که استراحت خود را انجام دهید زیرا کار مستقیم از طریق آنها می تواند شما را نسبت به خستگی در تصمیم گیری و کاهش خلاقیت مستعدتر کند.
مهم است که در مواقع نیاز شروع به استراحت کنید زیرا کار زیاد بدون استراحت می‌تواند شما را در برابر خستگی و کاهش خلاقیت بیشتر آسیب پذیر کند. بدن و ذهن شما به استراحت و تغذیه نیاز دارد، بنابراین در مواقع لزوم استراحت کنید ، یک نهار سالم بخورید و یا پاهایتان را دراز کنید. با استراحتی کوتاه نیروی تحلیل رفته تان باز خواهد گشت و با انگیزه بیشتری به کار خود ادامه خواهید داد.
و اما سخن پایانی…
در صورتی که روزانه با حجم زیادی از کارها سر و کار دارید، به کارگیری تکنیک های بالا می تواند بسیار مفید باشد. این تکنیک ها را به کار گیرید و از انجام به موقع کارها لذت ببرید. موفق باشید.
چگونه ایده خود را عملی کنیم؟
چگونه از کاغذ یادداشت استیکی استفاده کنیم؟
چگونه نگران آینده نباشیم؟
10 دلیل اتلاف وقت و راه مدیریت زمان های مرده