چرا برنامه تجاری برای سلامت تجارت شما الزامی است؟
چطور یک برنامه تجاری بنویسیم؟
برنامه تجارتی توضیح کتبی آینده تجارت شما محسوب می شود. تعریف بسیار ساده است اما این سند، تمام فعالیت های شما در آیند، همراه با نحوه رسیدن به اهدافتان را توضیح می دهد. حتی اگر شما در پشت برگه چرک نویس نیز استراتژی تجاری تان را بنویسید برنامه تجاری خود را مشخص کرده اید.
برنامه های تجاری می توانند به انجام شدن وظایف کمک کنند. وظایف نوشته شده و شما یا کارمندانتان بعد از خواندن آن موظف به انجام آن هستند. برنامه های تجاری توسط کارآفرینانی انجام می شوند که به دنبال سرمایه گذاری هستند تا دیدگاه آنها به راحتی به سرمایه گذاران احتمالی، انتقال پیدا کند. شرکت ها نیز از برنامه های تجاری برای برای جذب کردن کارمندان، مشتریان احتمالی تجارت های جدید، تهیه کنندگان و یا به سادگی برای درک شیوه مدیریت بهتر شرکت های خود استفاده می کنند.
چه چیزهایی در برنامه تجاری در نظر گرفته شده و چطور برنامه تجاری ایجاد می شوند؟ به زبان ساده برنامه تجاری تمام اهداف تجارت شما، روش هایی که برای رسیدن به آنها دنبال می کنید، مشکلات احتمالی که ممکن است تجارت شما با آنها روبرو شود و روش های حل آنها، ساختار سازمان تجارت شما (شامل موقعیت ها و مسئولیت) و در آخر میزان هزینه لازم برای تهیه کردن هزینه ها و ادامه کار را شامل می شود.
به نظر بسیار عالی است اما تنها زمانی شما می توانید بیشترین بهره را ببرید که برنامه به درستی تنظیم شده باشد. یک برنامه تجاری مناسب عموما از راهبردهای مورد قبول از نظر فرم و محتوا پیروی می کند. سه بخش اساسی در هر برنامه تجاری وجود دارد:
- اولین بخش، مفهوم تجارت است که در آن شما صنعت، ساختار تجارت، خدمات یا محصولات خاص و نحوه برنامه ریزی کردن موفقیت تجاریتان را بیان کرده و در مورد آن بحث می کنید.
- دومین بخش، بخش بازار است که در آن شما مشتریان احتمالی را توضیح داده و تحلیل می کنید: آنها چه کسانی هستند و در کجا قرار دارند، چه چیزی باعث می شود آنها خرید انجام داده و بسیاری مورد دیگر. همین طور شما رقابت در این بخش را توضیح داده و مشخص می کنید چطور از رقبای خود متمایز می شوید.
- آخرین قسمت بخش مالی است که شامل درآمد و جریان نقدی شرکت شما، دارایی و سایر آمار مالی می شود. اکثر افراد در این بخش به حسابدار و برنامه ریز و مدیر مالی نیاز دارند.
اگر بخواهید این سه بخش را به صورت جزئی تر بنویسید یک برنامه تجاری حاوی هفت جزء کلیدی می شود:
- خلاصه کامل برنامه
- توضیح تجارت
- روش های بازاریابی
- تحلیل رقابت
- طراحی و توسعه برنامه
- عملکرد و برنامه مدیریتی
- عوامل مالی
علاوه بر این اجزا، برنامه تجاری باید عنوان صفحه و جدول محتویات را نیز شامل شود.
برنامه تجاری شما باید چقدر طویل باشد؟
شما می توانید برنامه تجاری با اندازه های متفاوت داشته باشید و می توانید پیچیده ترین جزئیات را نیز در آن قرار دهید و برنامه تجاری بیش از ۱۰۰ صفحه داشته باشید. یک برنامه تجاری معمولا ۱۵ تا ۲۰ صفحه است اما انواع متفاوت برنامه های تجاری وجود داشته و شما می توانید هر چیزی را در آن قرار دهید.
یکی از عوامل مهم تعیین کننده برنامه تجاری، ذات تجارت شماست. اگر شما مفهومی ساده دارید، می توانید آن را در چند کلمه توضیح دهید. از طرف دیگر اگر شما نوع جدید از تجارت یا حتی صنعتی جدید را ارائه می کنید توضیح آن به مقدار زیادی کلمات و برنامه ریزی نیاز دارد. هدف برنامه تجاری شما، طول آن را مشخص می کند. اگر شما می خواهید از برنامه برای کسب میلیون دلار استفاده کرده و تجارتی خطرناک را شروع کنید، برنامه تجاری شما باید اکثر جنبه های ممکن را توضیح داده و توضیحات متقاعد کننده باشند. اگر شما می خواهید از برنامه برای اهداف داخلی و مدیریت مداوم تجارت استفاده کنید، مدل مختصر برنامه تجاری نیز می تواند کارآمد باشد.
چه کسی به برنامه تجاری نیاز دارد؟
تنها کسی که به برنامه تجاری نیاز ندارد کسی است که تجارت ندارد. شما برای بازی کردن یا سرگرمی به برنامه نیاز ندارید. اما هر کسی که می خواهد تجارت شروع کرده و یا تجارت دارد و برای این کار به منابع قابل توجه پول، زمان، و انرژی نیاز دارد، مطمئنا به دنبال سود دهی بوده و این کار به برنامه ریزی نیاز دارد در غیر این صورت تمام منابع مصرف شده بدون سوددهی کافی خواهند بود.
استارت آپ ها. نویسندگان قدیمی برنامه تجاری، کارآفرینانی هستند که می خواهند یک تجارت جدید را شروع کنند. بسیاری از شرکت های بزرگ کار خود را اول بر روی کاغذ و به شکل برنامه ای شروع کرده اند تا سرمایه گذاران را متقاعد کنند که منابع لازم برای شروع کار را در اختیار کارآفرینان قرار دهند.
به نظر می رسد اکثر کتاب های برنامه ریزی تجارت، مالکین تجارت استارت آپ را مورد هدف قرار داده اند. یک دلیل خوب برای چنین مسئله ای وجود دارد: به عنوان کم تجربه ترین نویسندگان برنامه احتمالی، استارت آپ ها بیشتر از باقی به دنبال راهنمایی هستند. البته این تفکر که تنها استارت آپ های نیازمند پول، به برنامه تجاری نیاز دارند بسیار غلط است. تمام مالکین تجارت در تمام مراحل تکامل شرکت از برنامه های تجاری بهره می برند و که هدف آنها تنها جذب منابع مالی است یا نحوه بکار گرفتن سود دهی اضافی در شرکت.
شرکت های با سابقه که به کمک نیاز دارند. تمام برنامه های تجاری توسط کارآفرینان بی تجربه نوشته نمی شوند. بسیاری از برنامه ها توسط شرکت ها و برای شرکت هایی نوشته می شوند که در مراحل بالاتری نسبت به استارت آپ ها قرار دارند. برای مثال شرکت WalkerGroup/Designs یکی از شرکت های طراحی مهم برای اکثر خرده فروشان محسوب می شد اما کن واکر که یکی از موسسان این شرکت بوده قصد داشت برنامه خود را عوض کرده و تأییدیه ای برای خیاطان نیز بسازد تا بتواند در عصر جدید نیز جلوه ای متمایز نسبت به دیگران داشته باشد. قبل از شروع این وظیفه پر هزینه و زمان بر، واکر باید از برنامه تجاری استفاده می کرد تا خرده فروشان متقاعد شوند چنین ایده ای فواید بسیار زیادی به همراه دارد. این کار می توانست به ایجاد تجارتی جدید کمک کند که موفقیت آن از پیش تعیین شده بود. خرده فروشان با دیدن این برنامه تجاری متقاعد شده و با دیدن آمار موفقیت شبیه سازی شده با طراح موافقت کردند. این شرکت تقریبا ۴۵ تأییده را در خط تولید محصولاتی مشخص کرده بود که موفقیت آنها در برنامه تجاری پیش بینی شده بود.
این شرکت ها که در مراحل میانی زندگی خود بودند نیز احتمالا برنامه های خود را داشتند که می توانست به آنها در پیدا کردن سرمایه های لازم برای رشد کمک کند. این مرحله دقیقا مانند کارهایی است که استارت آپ ها برای پیدا کردن هزینه های اولیه کار خود انجام می دهند، البته میزان پولی که این شرکت ها نیاز دارند بسیار بیشتر از استارت آپ هاست. همین طور این شرکت ها احتمالا به برنامه کتبی دقیق تری نیاز دارند تا بتوانند تجارت رو به رشد سریع خود را بهتر مدیریت کنند. یک برنامه تجاری دقیق می تواند به عنوان ابزاری مفید در متقاعد کردن مشتریان جدید و رسیدن به اهداف توسعه تجارت، تولید کنندگان و سایر افراد به کار گرفته شود.
همچنین بخوانید: دلیل شکست استارت آپ
برنامه ریزی و تهیه چک لیست به روز رسانی
۷ دلیل زیر به شما نشان می دهند که چرا شما باید به دنبال به روز رسانی کردن برنامه تجاری خود باشید. حتی اگر یک دلیل نیز برای شما صحیح باشد، حتما باید برنامه ریزی برای به روز رسانی کردن را شروع کنید.
- دوره مالی جدید در پیش رو دارید. ممکن است شما سالانه، سه ماهه یاحتی ماهانه در صورت پرتغییر بودن تجارت تان، برنامه تجاری خود را آپدیت کنید.
- شما پول کافی ندارید. شرکت های مالی و بانک ها همیشه به یک برنامه تجاری نیاز دارند که در تصمیمات مالی به آنها کمک می کند.
- تغییرات قابل توجهی در بازار بوده است. تغییرات خواسته های مشتریان، تغیییرات روند خرید و تغییرات جو بازار می توانند باعث شوند شما به آپدیت کردن برنامه تجاری نیاز پیدا کنید.
- شرکت شما محصولات، فن آوری، خدمات و یا مهارت های جدید را بکار می گیرد. اگر تجارت شما نسبت به زمانی که اولین بار برنامه تجاری را ریختید بسیار تغییر پیدا کرده است، بهتر است شما سریعا برنامه تجاری خود را آپدیت کنید.
- مدیریت شما دچار تغییر شده است. مدیران جدید باید اطلاعات جدید در مورد تجارت اهداف تان را پیدا کنند.
- شرکت شما از آستانه خاص رد شده است، مثلا دفترکارخود را عوض کرده اید یا اینکه میزان فروش شرکت از ۱ میلیون فروش بیشتر شده است یا کارمندان شما بیشتر از ۱۰۰ نفر شده است.
- برنامه قدیمی شما دیگر بازتاب دهنده واقعیت های تجارت شما نیست. ممکن است شما دفعه قبل کار ضعیفی انجام داده باشید. شاید تغییرات بسیار سریع تر از آن بوده اند که شما انتظار داشته اید. در هر صورت اگر برنامه تجاری شما دیگر بازدهی ندارد، باید دوباره آن را مشخص کنید.
همچنین بخوانید: نوشتن یک بیزینس پلن عالی
چطور برنامه مناسب را پیدا کنیم
برنامه های تجاری نیز مانند برنامه های جریان انتقال هزینه ها و برنامه های بازاریابی عناصر مشترک زیادی با هم دارند. همین طور بسیاری از اهداف مشتری نیز در این برنامه ها در نظر گرفته می شود، مثلا سود دهی یا متقاعد کردن شرکا برای همکاری در شرکت. اما برنامه های تجاری در هر تجارت با تجارت دیگر تفاوت دارد.
بسته به نوع تجارت شما و کاربردهای برنامه، می توانید از انواع متفاوت برنامه های تجاری استفاده کنید که با سایر کارآفرینان تفاوت دارد. برنامه ها از نظر مدت زمان، ظاهر، جزئیات و محتوا، و تأکید بر مناطق مختلف با هم دیگر تفاوت داشته و هر کدام بر جنبه های خاصی از تجارت تمرکز می کنند.
دلیل اهمیت داشتن انتخاب برنامه این مسئله است که انتخاب نوع مناسب برنامه تأثیر زیادی بر اثربخشی برنامه خواهد داشت. شما برنامه ای می خواهید که به بهترین نحو نماینده شما و تجارت تان بوده و دقت بسیار زیادی دارد. مهم نیست هدف شما از بکارگیری برنامه تجاری چیست و شما می خواهید از آن برای نشان دادن فعالیت های استفاده کرده یا به دنبال کسب درآمد باشید همچنین مهم نیست که شما می خواهید برای اصلاح فرآیندهای داخلیاز آن استفاده کنید یا قصد دارید محیط خارج را کنترل کنید، انتخاب برنامه تجاری مناسب در هر صورت مهم ترین مسئله شما محسوب می شود.
وقتی شما می خواهید در یک جلسه مهم شرکت کنید حتما در زمان لباس پوشیدن لباس هایی را انتخاب می کنید که با جو و نوع جلسه بیشترین همخوانی را دارد. شما باید چنین تفکری را در مورد برنامه تجاری خود داشته باشید. شما می خواهید تمام نکات مثبت احتمالی و قطعی را در تجارت خود مشخص کرده و مطمئن شوید که به آنها توجه ویزه دارید و می توانید از آنها حداکثر بهره را ببرید. همین طور شما باید نقاط ضعف خود را تنها در جلسات درونی شرکت مشخص کرده و سعی کنید آنها را اصلاح کنید.
انواع برنامه های تجاری
برنامه های تجاری را می توان به چهار دسته وسیع تقسیم کرد. برناه های کوتاه مدت یا مینی برنامه ها؛ و برنامه های کاری؛ برنامه های نمایشی؛ و برنامه های الکترونیک. هر کدام از این برنامه ها به میزان فعالیت های متفاوتی نیاز داشته و همیشه نتیجه ی متفاوتی برای شما به همراه نخواهند داشت. توجه داشته باشید که برنامه با جزئیات بیشتر به معنای نتایج بیشتر نسبت به برنامه خلاصه نیست. کسب نتایج بهتر به نحوه فعالیت و به کار گرفتن برنامه، توسط شما بستگی دارد.
مینی برنامه ها. مینی برنامه شامل یک تا ده صفحه شده و باید حداقل، توجه دقیقی به مسایل کلیدی مانند مفاهیم تجاری، نیازهای مالی، برنامه بازاریابی، و اظهارنامه های مالی، مخصوصا جریان انتقال مالی، بازتاب مالی و رعایت تعادل در دخل و خرج داشته باشد. این بهترین روش برای تست کردن مفهوم تجارت یا اندازه گیری سوددهی شرکای احتمالی یا سرمایه گذاران با سرمایه کم است. این برنامه همین طور می تواند به عنوان پیش شروع بسیار مناسبی برای برنامه ریزی با جزئیات کامل در آینده شود.
توجه داشته باشید که برنامه های کوتاه مدت استفاده های خود را داشته و نمی توانند جایگزین برنامه های طولانی مدت و کامل شوند. اگر شما مینی برنامه را برای سرمایه گذاری بفرستید که قصد دارد سرمایه گذاری زیاد داشته باشد، از ارزش کار شما کاسته می شود زیرا او به دنبال برنامه ای کامل و مبتنی بر درک شما از تجارت بوده است و این نشان دهنده بی تجربگی یا مبتدی بودن شماست.
برنامه کاری برای مشخص کردن عملکردها در تجارت استفاده می شود. این نوع برنامه باید جزئیات زیادی داشته باشد اما نشان دادن آن زیاد زمان نبرد. این نوع برنامه نیز مانند برنامه های کوتاه مدت می تواند غیر رسمی بوده و تمام جزئیات را شامل نشود.
برنامه ای که دقیقا با هدف استفاده داخلی طراحی شده است، نیز می تواند بعضی از عناصر مهم را در خود جای نداده باشد زیرا این عناصر به محیط خارج از شرکت مربوط می شوند. شما نباید روزمه مدیران اجرایی کلیدی را نیز برای مثال در این برنامه جای دهید. همین طور به عنوان مثال قراردادن عکس محصول در برنامه عملکردی نیز بخاطر بی ربط بودن با عوامل داخلی هیچ سودی نخواهد داشت.
برنامه های کاری باید خلاصه و مفید باشند. لازم نیست برنامه کاری خود را بر روی کاغذهای با کیفیت پرینت بگیرید زیرا اهمیت زیادی برای نمایش نداشته و تنها برای هماهنگ کردن افراد داخل شرکت استفاده می شود. این برنامه در تنظیم فعالیت داخلی مفید است و بنابراین دسته بندی مناسب آن می تواند برای شما بسیار مفید باشد.
ثبات داخلی واقعیت ها و آمار، در برنامه های کاری اهمیت بسیار زیادی دارد. شما لازم نیست نگران غلط های املایی این نوع برنامه بوده و یا از اصطلاحات قابل درک استفاده کنید یا فرمت های ویژه برای نشان دادن اطلاعات بنویسید. این سند می تواند مانند لباس راحتی باشد که شنبه ها برای دریافت کردن غذای سفارش داده شده می پوشید. این لباس تنها شما را راحت می کند و لازم نیست جلوه خاصی داشته باشد.
برنامه نمایشی. اگر شما برنامه کاری طراحی کرده باشید و توجه کمی به عناصر متفاوت آن داشته و بیشتر به دنبال تأثیر گذاشتن بر دیگران هستید، شما سعی می کنید ظاهر آن را زیبا کنید، طوری که فرد بیننده جذب این برنامه شود. این برنامه را می توانید به بانکداران، سرمایه گذاران، و سایر افراد خارج از شرکت نشان دهید.
تقریبا تمامی اطلاعاتی که در برنامه نمایشی نشان داد می شوند با اطلاعات برنامه کاری یکسان هستند اما شیوه نمایش دادن آنها متفاوت بوده و از کاغذهای با کیفیت و جلوه زیبا استفاده می شود. برای مثال شما باید از کلمات استاندارد تجارت خود استفاده کرده، کلمات و جملات غیر رسمی را حذف کرده، از اصطلاحات غیر رسمی خودداری کرده و از مخفف های ناآشنا برای افراد خارج از شرکت تان استفاده نکنید. به یاد داشته باشید که خوانندگان این برنامه اکثر اوقات با برنامه های شما آشنایی ندارند. بر خلاف برنامه کاری، این برنامه به عنوان یادآور استفاده نشده و بیشتر به عنوان معرفی نامه کاربرد دارد.
همین طور، شما باید بعضی از عناصر اضافی را نیز در این برنامه به کار گیرید. در بین اطلاعاتی که باعث می شود بینندگان این برنامه برای شما اعتبار قایل شوند، اطلاعات در مورد خطرات و مشکلات رقابتی با دیگران و نحوه فایق آمدن بر آنهاست. اگر شما نسبت به دیگران با مشکلات محیطی خاص تری مواجه هستید باید این نگرانی ها را بوسیله ارائه اطلاعات بیشتر برطرف کنید.
تفاوت بزرگ بین برنامه های کاری و نمایشی، ظاهر و تمیز بودن جزئیات برنامه های نمایشی است. برنامه کاری را می توان در هر برگه ای (حتی چرک نویس) نیز چاپ کرد و در معرض دید تمام کارکنان داخلی قرار داد. اما یک برنامه نمایشی باید با یک پرینتر خوب در کاغذهایی شکیل پرینت گرفته شود. همین طور بهتر است در ظاهر این برنامه ها از استایل های رنگی استفاده کرده که نظر بیننده را بیشتر به خود جلب می کند. این نوع برنامه، باید مقاوم و زیبا به نظر رسیده و خواندن آن بسیار ساده باشد. این برنامه باید اشکالی مانند جداول، نمودار و تصاویر را نیز در خود جای داده باشد.
بسیار مهم است که برنامه تجاری دارای ثبات درونی و دقت باشد. یکی از اشتباهات رایج در این نوع برنامه، نمایش دادن آن به افراد خارجی است که از وضعیت تجارت شما هیچ نوع آگاهی ندارند. در بهترین حالت، افراد شما را بی توجه در نظر می گیرد. اگر خلاصه برنامه نیاز به ۴۰۰۰۰ دلار سرمایه را بیان می کند، اما جریان مالی نشان دهنده ۵۰۰۰۰ دلار سرمایه ورودی در سال اول است، شما با خود فکر می کنید که ” ای وای! من فراموش کردم خلاصه برنامه را به روز رسانی کرده و اعداد جدید را نشان دهم.” اما سرمایه گذاری که برنامه را دیده و از وی درخواست هزینه دارید چنین تفکری نکرده و فکر می کند شما قصد دارید کلاهبرداری کنید.
برنامه الکترونیک. اکثر برنامه های تجاری ترکیبی از برنامه های کامپیوتری است که بعدا برای نشان داده شدن پرینت گرفته شده اند. البته امروزه در مدل الکترونیک برنامه تجاری شما می توانید هر چه بیشتر اطلاعات را به طرف مقابل انتقال دهید. بنابراین استفاده کردن از مدل الکترونیک برنامه تجاری می تواند فواید زیادی برای شما به همراه داشته باشد. برنامه الکترونیک می تواند در زمان نشان دادن برنامه به گروهی از افراد و همین طور از راه دور بسیار مفید است. برای مثال شما می توانید سرمایه گذاران از چندین کشور را در یک جلسه آنلاین دعوت کرده و با استفاده از این نوع برنامه های تجاری اطلاعات را به آنها نمایش دهید.
چگونه زندگی را سخت نگیریم؟
مهارت های ضروری برای بهتر زیستن
چگونه بر خجالت و کمرویی خود غلبه کنیم؟
راههای رسیدن به هدف در زندگی