شاید شما بر این باور باشید که باید از تکنیک های مختلف برای حل سریع تر مشکلات خود استفاده کنید. حقیقت این است که هیچ تکنیک ثابتی وجود ندارد که بتواند تمام مشکلات شما را حل کند. اما با وجود این واقعیت، شما هنوز هم می توانید بسیاری از مشکلات خود را به صورت موثر حل کنید.
چطور؟ با استفاده از تکنیک 5 سوال ساکیچی. او از این تکنیک برای خط مونتاژ تویوتا استفاده کرد، اما شما می توانید آن را برای بسیاری از مشکلات خود بکار ببرید.
بنابراین، برای کنار گذاشتن ده ها تکنیک و به کار گیری راه حلی دقیق تر اماده شوید. در اینجا من برایتان چگونگی اتخاذ روش 5 سوال را برای حل مشکلات تشریح خواهم کرد.
مطرح نمودن 5 سوال برای اکثر مشکلات
در هنگام استفاده از تکنیک 5 چرا، شما باید 5 سوال را از خودتان بپرسید.
ساده است. این طور نیست؟ هر زمان که مشکلی پیش می آید، سوالاتی را که ممکن است شما را به نتیجه برسانند مطرح نمایید. سپس، به 5 سوال ریشه ای برسید که علت بروز مشکل را به شما نشان می دهند.
خب سوالی که پیش می اید این است که از کجا می دانید که این روش جواب می دهد؟ خوب، تویوتا با موفقیت توانسته از این تکنیک استفاده کند و توانسته خط مونتاژ خود را بهبود ببخشد. پس هم اکنون تصور کنید که برای رفع مشکلات رایجتان چه کاری می توانید انجام دهید.
تکنیک 5 چرا چیز پیچیده ای نیست، اما برای استفاده از آن به زمان نیاز دارید. بهتر است هر زمان که مشکلی برایتان پیش می اید ابتدا از خودتان سوال کنید. و سپس سوالات خود را به 5 سوال محدود نمایید.
شما می توانید این کار را برای هر چیز جزئی ای مانند گیر کردن در ترافیک انجام دهید. در این مورد، اولین سوال شما این خواهد بود که چرا از راهی نرفتید که در ان ترافیک وجود نداشته باشد. این گونه سوالات مهم را برای تمام مشکلات خود مطرح کنید و همچنان به کارتان ادامه دهید تا به 5 سوال مهم برسید.
در نهایت، شما می دانید که چه زمانی از تکنیک 5 چرا استفاده کنید و لذا به راحتی می توانید علت اصلی بسیاری از مشکلات خود را پیدا کنید. اما این را هم بگویم که شما مجبور نیستید همیشه به تنهایی این کار را انجام دهید. هنگامی که با موضوعات غیرمعمولی کار می کنید، می توانید با یک تیم مشاوره کنید.
به عنوان یک صاحب کسب و کار، شما نمی توانید دلیل اصلی بسیاری از مشکلات خود را به تنهایی پیدا کنید بنابراین بهتر است یک تیم داشته باشید و همیشه با ان ها مشورت کنید.
چگونه این 5 سوال را به طور صحیح از خود بپرسیم؟
قبل از مطرح نمودن این 5 سوال، باید خود را برای کسب بهترین نتایج اماده کنید. در اینجا راه و رسم این کار را برای حل یک مشکل در دنیای واقعی برایتان توضیح خواهم داد:
از منابع درست استفاده کنید
شما نمی دانید که واقعا از چه چیزهایی اطلاع دارید و از چه چیزهایی اطلاع ندارید. بنابراین، قبل از حل مشکل، اطلاعات لازم را از طریق مطالعه ی کتاب ها و منابع آنلاین جمع آوری کنید. و سعی کنید در رابطه با موضوعاتی که با آنها آشنا نیستید اطلاعات بیشتری را جست و جو نمایید.
و این را بدانید که اگر اطلاعات زیادی نداشته باشید، قطعا نمی توانید علل ریشه ای را به درستی کشف کنید.
علاوه بر این شما می توانید با افرادی که در زمینه های خاصی تخصص دارند، مشورت کنید. به این ترتیب می توانید با گروه خود کار کنید تا اساسی ترین علت یک مشکل را پیدا کنید.
هدف شما در اینجا این است که سوالاتی را که به یافتن علت مشکل کمک می کنند از خودتان بپرسید. بنابراین از پاسخ دادن به سؤالاتی که به یافتن مشکل کمکی نمی کنند اجتناب کنید زیرا شما را گمراه خواهند کرد
مشکل را درک کنید
قبل از حل یک مشکل، مهم است که بدانید که چه مشکلاتی پیش رویتان قرار دارد. این امر به شما کمک خواهد کرد که از یافتن علت انحرافی جلوگیری کنید.
در هنگام کار با تیم تان با درک مشکل از سردرگمی در خواهید امد. اگر می توانید سعی کنید تیمتان را به دو گروه تقسیم کرده و بر روی دو علت مشکل کار کنید نه این که تمام اعضای تیم را برای حل یک مشکل بسیج نمایید.
5 سوال اساسی را از خودتان بپرسید
هنگامی که زمان کافی ای را صرف آماده نمودن خود کردید، اولین سوال را از خودتان بپرسید. به جای اینکه به دنبال دریافت پاسخ های سریع باشید سعی کنید سوالاتی را از خودتان بپرسید که جواب های معنی داری را برایتان به ارمغان خواهند اورد.
قاعده کلی این است که تا زمانی که علت احتمالی را پیدا نکرده اید به سوال پرسیدن ادامه دهید. به طور معمول، 5 سوال یا کمتر برای حل مشکالت رایج کافی است. اما، هرگز خود را به 5 سوال محدود نکنید.
در عوض، تا زمانی که دیگر نمی توانید سؤال کنید، به سوال کردن ادامه دهید
سعی کنید علت ریشه ای مشکل را پیدا کنید
هدف اصلی برای استفاده از چارچوب 5 چرا رسیدن به علت ریشه ای مشکلات است.
شما نه تنها می توانید از این روش برای حل مشکلات روزمره ی خود استفاده کنید بلکه می توانید از ان برای حل مشکلات بزرگ زندگیتان نیز استفاده نمایید.
استراتژی اثبات شده در عمل
یادگیری روش 5 چرا زمانی به چارچوب عالی ای برای کارهای شما تبدیل خواهد شد که بتوانید ان را با استفاده از نمونه هایی از دنیای واقعی فرا گیرید. در اینجا من از یک مثال به عنوان الگویی برای حل مشکلات دنیای واقعی استفاده خواهم کرد:
مشکل: در سه ماه گذشته هیچ کارفرمایی با من مصاحبه نکرده است
سوال 1: چرا رزومه ی من مورد توجه کارفرمایان قرار نگرفته است؟
جواب – زیرا توضیحاتی که شما ارائه نموده اید خیلی معمولی هستند و مهارت های ویژه ی شما را برای نقش هایی که کاندیدش شده اید نشان نمی دهند؟
سوال 2: چرا رزومه من بیش از حد معمولی است؟
جواب – زیرا ان چندان حرفه ای نیست و باید تجدید نظرهایی در موردش اعمال شود.
سوال 3: چرا من باید رزومه ام را برای مشاغل مختلف حرفه ای تر کنم
جواب – زیرا می خواهم شانس خود را برای استخدام افزایش دهم.
سوال 4: چرا درخواست برای چندین حرفه می تواند شانس مرا برای استخدام افزایش دهد؟
جواب – زیرا من نباید خودم را به فرصت های شغلی موجود در یک حرفه خاص محدود کنم.
سوال 5: چرا من نباید خودم را به فرصت های شغلی موجود محدود کنم؟
جواب -چون رقابت زیادی در حرفه من وجود دارد.
در این سناریو، شما 5 سوال مهم را مطرح نمودید، و توانستید دلیل اصلی را پیدا کنید.
از آنجا که در صنعت شما رقابت بر سر کسب بهترین جایگاه زیاد است، رزومه شما باید بسیار حرفه ای تر از انچه که فکر می کنید باشد. تا بتواند نظر کارفرمایان را به سوی خود جلب نماید.
هر زمان که با مشکلی مواجه شدید، وقت بگذارید و سوالاتی را که برایتان مهم است از خودتان بپرسید. این کار به شما کمک می کند تا در نهایت علت ریشه ای را بیابید.
معایب احتمالی استفاده از این تکنیک
علاوه بر حل مشکلات ساده، روش 5 چرا می تواند در زمینه های دیگری نیز به کار گرفته شود:
نتایج غیر قابل تکرار
شما نمی توانید همواره از نتایج به دست امده برای تمام مشکلاتتان استفاده نمایید. بنابراین برای هر یک از مشکلاتتان، باید سؤالات جداگانه ای را مطرح کنید و به آنها پاسخ دهید. چرا که نمی توان از یک سری نتایج برای همه مشکلات استفاده نمود.
این بدان معنی است که حتی دو تیم که در محیط یکسان کار می کنند قطعا 2 پاسخ جداگانه برای مشکلاتشان خواهند داشت.
محدودیت های دانش موجود
همانطور که قبلا ذکر شد، هنگام جمع آوری اطلاعات ، جمع اوری اطلاعات لازم از منبع معتبر یک موضوع حیاتی است که به مشکل بزرگی برای تیم های تصمیم گیرنده تبدیل شده است. به همین دلیل، شما خودتان را به کیفیت پاسخ های خود محدود می کنید.
تمرکز بر یک دلیل ریشه ای
هدف اصلی استفاده از 5 چرا این است که علت اصلی و ریشه ای مشکل را بیابید. اما همه ی مشکلات همیشه یک راه حل واحد ندارند. به عنوان مثال، یک کمپین تبلیغاتی می تواند بهترین و مناسب ترین و یا بدترین سناریو را ارائه دهد.
لکن این محدودیت ها باعث نمی شود که 5 چرا تکنیک بدی باشد. بلکه، به شما می آموزند که چگونه از این تکنیک به طور موثر استفاده کنید.
تنها کافی است که بر روی یک روش ثابت برای حل مشکلاتتان تکیه نکنید.
همانطور که می بینید 5 چرا روش چندان پیچیده ای نیست، اما برای درست انجام دادنش باید تلاش کنید. هنگامی که این روش به درستی انجام شود، می تواند به شما کمک کند تا علت اصلی بسیاری از مشکلات رایج خود را پیدا کنید. مشکل این است که این تکنیک برای هر وضعیتی مناسب نیست.
5 چرا بهترین راهکار برای بهبود فرایندها و حل مشکلات ساده است. اما هنگام کار با مشکلات پیچیده دچار نقص های متعددی می شود. به همین دلیل شما نیاز به درک گزینه های دیگر دارید. خبر خوب این است که 5 چرا برای اکثر مشکلات ساده ای که ممکن است با آن ها روبرو شوید به درد می خورد. بنابراین، قبل از به کارگیری روش های دیگر، این تکنیک را حتما امتحان کنید.
چگونه زندگی را سخت نگیریم؟
مهارت های ضروری برای بهتر زیستن
چگونه بر خجالت و کمرویی خود غلبه کنیم؟
راههای رسیدن به هدف در زندگی